Proposé par :

Royal HNM
Royal HNM

Du08 juil. 2024Au08 août 2024
L’Assistant (e) a pour rôle d’épauler la direction générale dans l’exerce de ses tâches. Il/ elle est chargé (e) d’organiser et de gérer l’agenda, les déplacements, la communication et les dossiers du Directeur Général. Il/elle est le référent pour les interlocuteurs qui souhaitent contacter son supérieur hiérarchique.

Position hiérarchique 

N + 1 : Directeur Général 

N – 1 : Chauffeur, Coursier ou Agent de liaison, …..

Relations fonctionnelles permanentes

En interne : Responsable de département ou Chefs de service, leurs collaborateurs, …

En externe : Visiteurs, clients…

Raison d'être du poste

L’Assistant (e) a pour rôle d’épauler la direction générale dans l’exerce de ses tâches. Il/ elle est chargé (e) d’organiser et de gérer l’agenda, les déplacements, la communication et les dossiers du Directeur Général. Il/elle est le référent pour les interlocuteurs qui souhaitent contacter son supérieur hiérarchique.

Activités principales

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;

  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information) ;

  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle ;

  • Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;

  • Servir un lien entre votre direction et les autres services ;

  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus…) ;

  • Assurer la gestion des factures et matériels de bureau de sa direction ;

  • Assurer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;

  • Participer aux réunions et faire le compte rendu ;

  • S’occuper de la communication et de la gestion du courrier de sa direction.

Formation-type

Bac + 3 en Secrétariat / Assistanat de Direction

Savoirs :

  • Connaissance de la gestion administrative ;

  • Connaissance des normes rédactionnelles ;

  • Connaissance des Techniques de prise de note et de rédaction ;

  • Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

  • Connaissance du domaine de l’hôtellerie ;

  • Connaissance des techniques de classement et de l’archivage des documents 

Savoirs-faire :

  • Maîtrise des outils MS Office notamment Word, Excel, Powerpoint, et des outils de messagerie ;

  • Capacités rédactionnelles et d’expression orale ;

  • Capacité à travailler sous pression ;

  • Maîtrise des Techniques de classement ;

  • Excellentes capacités de communication orale et écrite.

Qualités requises (savoirs être)

  • Aisance relationnelle

  • Organisation et méthode

  • Sens de la confidentialité

  • Autonomie

  • Prise de d’initiatives 

  • Rigueur 

  • Gestion des priorités

  • Travail sous pression

  • Ethique

  • Disponibilité 

  • Esprit d’équipe

 

Détails

Secteurs:
Année d'expérience :3 ans
Qualification:
Niveau d'étude: BAC + 3
Type de contrat: CDI

Document(s) joint(s)

DP ASSISTANTE DE DIRECTION.pdf

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